Kassennachschau ab 01.01.2018

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 wurde mit § 146b AO die Kassennachschau neu in die Abgabenordnung aufgenommen. Diese stellt eine weitere Maßnahme dar, um das Entdeckungsrisiko für Manipulationen an Kassen zu erhöhen. Die Kassennachschau ist anwendbar nach Ablauf des 31.12.2017.

Die Kassennachschau stellt keine Außenprüfung im Sinne des § 193 AO dar. Sie dient der zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben. Durchgeführt wird sie von damit betrauten Amtsträgern der Finanzverwaltung ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung. Geben die getroffenen Feststellungen Anlass zu Beanstandungen, kann zu einer Außenprüfung nach § 193 AO übergegangen werden.

Mögliche Gründe für eine Kassennachschau können sein

  • Betriebseröffnung
  • Inhabergeführtes Unternehmen
  • Kontrollmitteilungen
  • Branchenerfahrungen
  • Testkäufe
  • Risikoauswahl nach letzter Betriebsprüfung
  • Auffälligkeiten
  • Zufallsauswahl

Naheliegend ist, dass in erster Linie Betriebe in bargeldintensiven Branchen wie Apotheken, Einzelhandel, Bäckereien oder Gastronomie im Fokus der Finanzverwaltung stehen werden.

Belegausgabepflicht bei Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme ab 2020

Bei Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems ist ab 01.01.2020 dem an einem Geschäftsvorfall Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall ein Beleg über den Geschäftsvorfall zur Verfügung zu stellen.

Dieser Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten 

  • Vollständiger Name des leistenden Unternehmers
  • Datum der Belegausstellung
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände,
  • Transaktionsnummer
  • Entgelt und darauf entfallenden Steuerbetrag
  • Seriennummer des elektronischen. Aufzeichnungssystems

Welche Arten der Kassenführung unterliegen der Kassennachschau?

Zum einen werden im Rahmen der Kassennachschau elektronische Auf-zeichnungssysteme, also elektronische oder computergestützte Kassensysteme, Taxameter, Wegstreckenzähler oder Geldspielgeräte geprüft. Zum Anderen werden bei der Kassennachschau auch die manuellen Formen der Kassenführung geprüft, z.B. die summarische Ermittlung der Kasseneinnahmen und –Ausgaben, Einzelaufzeichnungen aller Kasseneinnahmen und Kassenausgaben.

Steuerpflichtige müssen damit rechnen, dass Amtsträger vor Durchführung einer Kassennachschau anonym die Geschäftsräume die der Öffentlichkeit zugänglich sind aufsuchen und sich ein Bild davon machen, wie die Kassenführung erfolgt bzw. welche elektronischen Aufzeichnungs-systeme genutzt werden. Auch Mehrfachbesuche sind möglich. Es ist bekannt, dass Testkäufe vorgenommen werden bzw. Testbesuche in Gastronomiebetrieben. Die reine Beobachtung können Amtsträger ohne die Pflicht zur Vorlage eines Dienstausweises vornehmen.

Rechte und Pflichten der Amtsträger

Nach dem Gesetzeswortlaut dürfen die Amtsträger während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Geschäftsräume von Steuerpflichtigen aufsuchen, um Sachverhalte festzustellen die für die Besteuerung erheblich sein können. Somit können Kassennachschauen auch abends oder nachts durchgeführt werden (Gastronomie).

Prüfungsablauf

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit wird der Amtsträger die Steuerpflichtigen auffordern, das elektronische Aufzeichnungssystem bzw. die anderen elektronischen Geräte zugänglich zu machen, die Verfahrensdokumentation sowie andere Organisationsunterlagen auszuhändigen, Einsichtnahmen in die Aufzeichnungen und Bücher in elektronischer Form zu gewähren, die Aufzeichnungen und Bücher in elektronischer Form zwecks Prüfung an Amtsstelle zu überlassen, sowie Auskünfte zu Sachverhalten zu geben, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die Aufzeichnung der Vorträge auszuhändigen, sowie die Möglichkeit zu geben, einen Kassensturz durchzuführen.

Die wichtige vollständige Verfahrensdokumentation sollte mindestens aus den folgenden Bestandteilen bestehen:

  • Allgemeine Beschreibung der Organisation des Unternehmens
  • Anwenderdokumentation,
  • z.B. Bedienungsanleitungen, Benutzer-handbücher, Programmbeschreibungen, Stammdatenverzeichnisse
  • Technische Systemdokumentation, z.B. Datenbanksysteme, das Zusammenspiel zwischen Datenbank, Datenbanktabellen und Datenbankprozeduren.
  • Betriebsdokumentation, Datenintegrität, Datensicherungsverfahren
  • Dokumentation durchgeführter Updates
  • Dokumentation sämtlicher Programmierungsunterlagen
  • Verfahrensdokumentation (Systembeschreibung)

Nach dem 31.12.2019 können die Amtsträger die Übermittlung der Daten über eine einheitliche digitale Schnittstelle verlangen bzw., dass Buchungen und Aufzeichnungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Was bedeutet die Kassennachschau ab 01.01.2018 in der Praxis?
Rechtsgrundlagen?

  • Die Kassennachschau ist im § 146b AO gesetzlich geregelt
  • Sie ist zulässig ab dem 01.01.2018
  • Nur der Inhaber ist Ansprechpartner: § 146 b Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 Satz 1 sprechen vom „Steuerpflichtigen“
  • Wenn der Inhaber nicht anwesend ist, hat der die Kassenschau durchführende Amtsträger das Personal aufzufordern, diesen herbeizubitten. Ist es diesem wegen der großen Entfernung (Urlaub in USA) oder wegen eines anderweitigen Termins (Krankenhaus) nicht zumutbar in den Betrieb zu kommen, ist die Kassennachschau abzubrechen.
  • Dies gilt auch bei Filialbetrieben.
  • Eine Verweigerungsmöglichkeit besteht nicht.
  • Der Kassennachschauer darf auch zunächst einen Testkauf machen, um sich zu vergewissern, dass der Inhaber im Geschäftslokal ist und dann zur Kassennachschau übergehen.
  • Der Kassennachschauer muss sich legitimieren
  • Die Kassennachschau hat zu geschäftsüblichen Zeiten stattzufinden, d.h. während der Öffnungszeiten.

Was wird bei der Kassennachschau geprüft?

Der Kassennachschauer darf überprüfen,

  • ob das Kassenbuch korrekt geführt ist
  • ob sämtliche Zahlungsvorgänge über das Kassensystem erfasst werden
  • ob eine Verfahrensdokumentation des Herstellers und eine Anwender-dokumentation des Unternehmens vorliegen
  • ob die Kasse kassensturzfähig ist

Ein Kassenzählprotokoll ist nicht geschuldet. Aus unserer Sicht ergeben sich hieraus aber erhebliche Sicherheitsrisiken. Die digitale Schnittstelle ist erst ab 01.01.2020 geschuldet und Baustein der zertifizierten technischen Sicherheitsrichtung gemäß §146d Abs. 1 AO. Der Unternehmer schuldet nach der AO grundsätzlich die Zurverfügungstellung der Daten auf seine Kosten. Es ist aber davon auszugehen, dass der Kassennachschauer Sticks mitbringen wird, um nicht in die Lage zu kommen, mangels Speichermedium Daten nicht mitnehmen zu können. Die Kassensturzfähigkeit wird geprüft, indem der Geschäftsbetrieb kurz unterbrochen ist, zum Barbestand vom Geschäftsschluss des Vortages die Bareinnahmen hinzugezählt und die Barausgaben abgezogen werden und mit dem Kassen-Ist-Bestand verglichen werden. Dabei darf sich bei ordnungsgemäßer Kassenführung eine geringe Differenz aus typischen Kassendifferenzen ergeben.

Hinweis

Der Unternehmer sollte die Verfahrensdokumentation des Herstellers, das Handbuch und seine eigenen Verfahrensdokumetationen die die Kasse betreffen insbesondere also die Kassenanweisungen selbst auf einem USB Stick zur jederzeitigen Übergabe an einen Kassennachschauer bevorraten. Hier erscheint es empfehlenswert, dies direkt bei den Betreuern der eingesetzten Kassensysteme anzufordern.

Empfehlung

Das Thema Verfahrensdokumentation sollte bei jedem Steuerpflichtigen beachtet werden. Im Zusammenspiel zwischen Software / EDV-Hersteller, Administrator, Aufsteller der Kasse und Steuerpflichtigem sollte eine solche im Betrieb jederzeit vorgehalten werden.

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